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会议办理程序
作者: 文章来源:海口市法制局 点击数: 更新时间:2013-03-19
   一、立法协调会、座谈会的办理程序

  (一)承办人起草召开会议的函,或者根据时间紧急程度通过电话通知会议的相关内容。

  主要包括:

  1、会议时间、地点。(一般在局会议室)

  2、会议内容。(包括拟协调问题的提纲、座谈讨论的焦点问题等

  3、主持人、参加人员。(主持人一般为分管领导、其他单位参加人一般为该单位的分管领导及该项目的具体负责人)

  4、注意事项和要求。(包括:报送参会人员名单及联系方式、携带相关说明材料等)

  (二)确定会议签到、会议记录事宜。

  (三)印制、分发、回收会议材料(根据实际需要,应提前向参会单位发送会议材料)。

  (四)协调办公室安排会场布置。包括:横幅制作悬挂,音箱设备调试,座位牌、茶水及水果的摆放等

  (五)如有处级领导参加,会议前一天应再次与领导确认会议的时间与地点(可通过电话或短信通知)

  (六)会后,承办人应做好会议记录的整理、信息撰写,项目的后续工作等。

  (七)会议办理的时限计算在具体项目之中,一般应在5个工作日内完成。

  二、立法论证会的办理程序

  (一)承办人编写论证会方案。(5个工作日内完成)

  主要包括:

  1、会议时间及地点。

  2、出席和参加人员。包括:市领导、专家、各单位人员、媒体。

  3、会议议程。包括:主持人、各项内容及时间等。

  4、会议要求。如发言的时间要求等。

  5、会议通知、签到、记录,文件材料以及会场准备等会务工作。

  6、经费来源。

  7、局内部各处室的具体分工。

  (二)承办人向有关单位发函要求在论证会召开前10个工作日内,报送相关材料。如需其他处室准备相关材料,协调相关处室负责准备。

  (三)承办人收到有关单位报送的材料后,应在5个工作日内对该材料进行审核,不符合要求的及时要求其修改。

  (四)如需市领导、相关媒体参加论证会,由办公室负责通知。

  (五)承办人在论证会召开前5个工作日向专家发送论证会邀请函、会议材料及需论证的问题。一般以电子邮件的形式发送,并以短信或电话的方式进行确认。

  (六)承办人在论证会召开前3个工作日,再次向参会单位发函,告知会议地点、时间、内容等。

  (七)准备主持词、发言稿等文字材料。

  (八)印制、分发、回收论证会会议材料(包括:议程、论证内容、表格等)。根据实际需要,应提前向参会单位及人员发送会议材料。

  (九)确定会议签到、会议记录、会议引导等事宜。

  (十)协调办公室安排会场布置。包括:横幅制作悬挂,音箱设备调试,座位牌、茶水及水果的摆放等

  (十一)如有市级领导、专家参加,会议前一天应再次与领导、专家确认会议的时间与地点(可通过电话或短信通知)

  (十二)会后,承办人应做好会议记录的整理、信息撰写,项目的后续工作等。

  三、立法听证会办理程序

  (一)会前的筹备工作(15日内完成)

  1、收集有关立法参考材料。

  2、起草立法听证会的公告,并按程序报送审批。包括:会议时间及地点;听证事项;听证人;参加人员(听证主持人、陈述人和旁听人、邀请人员、媒体等);听证陈述人和旁听人报名的时间、方式、要求,及人数和名单的确定方式;联系人及方式等。

  3、起草听证事项的说明。

  4、起草听证会主持人主持词。

  5、制定听证会规则、会场纪律、听证会程序。

  6、制作《参加听证会报名表》、《听证会通知书》。

  7、拟定邀请领导、专家、有关部门负责人参加听证会的人员名单。

  8、安排听证会记录员、会议签到人员、会场引导人员等会务工作人员。

  9、确定局内部人员的责任分工。

  10、安排听证会的经费。

  (二)会务工作方面

  1、听证会举行前15日,通过新闻媒体发布听证会公告(听证事项说明作为附件发布)。在对听证陈述人、旁听人进行登记时,应注明对听证事项所持观点。

  2、听证会举行前10日,确定陈述人、旁听人,并安排陈述人的发言顺序。

  3、听证会举行前5日,协调办公室做好听证会的宣传、新闻报道工作(根据需要,可与市政府新闻办以及相关处室协调做好相关工作)。

  4、听证会举行前3日,向陈述人、旁听人发放《听证会通知书》;向拟邀请的领导、专家、有关部门负责人发送听证会邀请函(一般以电子邮件的形式发送,并以短信或电话的方式进行确认)。

  5、听证会举行前3日,印制与听证会相关的材料。包括:听证主持词、听证事项及说明、听证会规则、会场纪律、听证会程序等。

  6、听证会举行前2日,协调办公室安排布置会场。包括:横幅制作悬挂,音箱设备调试,座位牌、茶水及水果的摆放等。

  7、安排专人负责全程会议记录。

  (三)听证会的举行

  听证会按照事先制定的听证会程序、听证会规则、会场纪律等进行听证。

  (四)听证会后的工作

  会后,按照听证会的相关情况制作听证会报告,撰写信息,完成项目的后续工作等。

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